Integritetsskyddsinformation

Mediaflow behandlar personuppgifter både i egenskap av personuppgiftsansvarig (för egna ändamål) och personuppgiftsbiträde åt andra (för ändamål som bestäms av personuppgiftsansvarig). Den här integritetsskyddsinformationen beskriver vad som gäller när Mediaflow behandlar dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig.

När Mediaflow tillhandahåller sin tjänst Mediaflow Content Hub och andra tjänster som möjliggör för Mediaflows kunder att arbeta smartare och effektivare med sina digitala tillgångar agerar Mediaflow personuppgiftsbiträde gentemot den kund (personuppgiftsansvarig) som använder tjänsten. Mediaflows roll som personuppgiftsbiträde omfattar behandlingen av all information som laddas upp/läggs in/skapas eller på annat sätt hanteras i plattformen. Behandlingar av personuppgifter som vi utför i egenskap av personuppgiftsbiträde är i huvudsak insamling (när personuppgiftsansvarig laddar upp eller skapar information i tjänsten), bearbetning, lagring och radering. Personuppgifterna kan förekomma i allt från mediafiler som bearbetas såsom bilder, video- och ljudklipp till textfiler såsom dokument och meddelanden som skickas mellan användare i tjänsten.

För mer information om hur dina personuppgifter behandlas när du använder någon av Mediaflows tjänster för verksamheter hänvisar vi dig till den personuppgiftsansvarige kund som du använder Mediaflows tjänster via (typiskt sett din arbetsgivare eller uppdragsgivare).

Mediaflow är ett europeiskt bolag med huvudkontor i Uppsala, Sverige. Vi levererar mjukvara och tjänster till både publika och privata verksamheter i Europa.

Alla viktiga beslut om integritet i Mediaflow fattas på koncernnivå/ledningsnivå. Vårt dataskyddsteam består av fem personer i bolaget som träffas regelbundet tillsammans med vårt dataskyddsombud och har kontinuerliga avstämningar med expertjurister för dessa frågor. Personuppgiftsansvarigt bolag för de behandlingar av personuppgifter som beskrivs här är:

Personuppgiftsansvarig: Mediaflow Europe AB

Org.nr: 556649-7573

Huvudkontor: Fyrisborgsgatan 3, 754 50 Uppsala, Sverige.

Telefon: +46 (0)8-121 50 500

Här hittar du kontaktuppgifter till Mediaflow Sverige och våra dotterbolag.

Vi uppskattar din åsikt. Om du har kommentarer eller frågor om vår integritetsskyddsinformation, andra frågor om integritet eller vill göra anspråk på dina rättigheter, vänligen kontakta vårt dataskyddsteam via privacy@mediaflow.com.

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv och/eller din verksamhet på ett antal olika sätt som vi behandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig. Det kan vara när du beställer våra tjänster eller kontaktar oss på vår hemsida. Nedan följer de behandlingar vi utför i egenskap av personuppgiftsansvarig.

För dig som beställer tjänster, utbildningar och tecknar avtal

För dig som beställer tjänster, utbildningar eller tecknar avtal med oss behöver vi samla in vissa personuppgifter för ändamålet att kommunicera med dig och tillhandahålla dig den tjänst/utbildning du beställt. Det handlar dels om att tillhandahålla dig som representerar en kund ett adminkonto för att ni ska kunna administrera era tjänster, dels ha en kontaktperson avseende utbildningar, avtalet och fakturering. De personuppgifter vi samlar in för dessa ändamål är:

• För- och efternamn, adress till din arbetsgivare, telefonnummer, e-postadress, yrkesroll och arbetsplats.

Den lagliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse att kunna kommunicera med dig och leverera tjänsten/utbildningen inkl. fakturera för densamma (i relevanta fall) till dig eller den organisation du representerar.

För dig som kontaktar oss

Du har möjlighet att på olika sätt kontakta oss med frågor. Det kan ske via ett användarkonto inom tjänsten under vår supportflik, eller via webbformulär, e-post eller telefon som finns tillgängliga på vår hemsida. Vi kan komma att hantera dina personuppgifter i samband med detta för ändamålet att svara på eventuella frågor du kan tänkas inkomma med till oss. De personuppgifter vi samlar in beror av vilken informationen du själv väljer att tillhandahålla oss men innefattar typiskt sett:

• För och efternamn, företag/verksamhet, e-postadress, telefonnummer, och
• Övriga uppgifter du väljer att inkludera i meddelandet.

Den lagliga grunden med behandlingen är vårt berättigade intresse att kommunicera med dig och bistå dig med relevant support vid inkomna frågor.

För dig som prenumererar på nyhetsbrev och annan marknadsföring från oss

Mediaflow använder din e-postadress som ett verktyg för ändamålet att kommunicera nyhetsbrev och annan relevant marknadsföring till dig såvida du inte har valt att inte ta emot sådana utskick från oss. Du har alltid rätt att tacka nej till att ta emot marknadsföringsmaterial från Mediaflow, detta kan ske på följande sätt:

1. Genom att följa instruktioner för avregistrering i marknadskommunikationen,
2. Ändra preferenser på ditt konto om du har ett konto hos Mediaflow,
3. Kontakta oss via e-post på privacy@mediaflow.com, eller
4. Genom att använda tillämpligt verktyg för prenumerationen (subscription management tool).

Notera att även att om du väljer att avregistrera dig själv för att ta emot marknadsföringsmaterial, kan du fortfarande få administrativ information från Mediaflow, såsom orderbekräftelser och notifieringar som är nödvändiga för att hantera ditt konto på den tjänst Mediaflow tillhandahåller dig som kund.

Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse att skicka ut marknadsföring till nuvarande och potentiella kunder.

Rekrytering

Om du ansöker om jobb eller praktik hos Mediaflow behandlar vi de personuppgifter som du delger oss i din ansökan samt under rekryteringsprocessen för ändamålen att administrera din rekryteringsprocess och antingen erbjuda dig en tjänst, eller informera om att vi inte kommer att gå vidare med din ansökan. De personuppgifter vi samlar för dessa ändamål är:

• För- och efternamn, adress, personnummer, kontaktuppgifter (e-post och telefonnummer), och
• Betyg, referenser, intyg och andra uppgifter du delger oss i ansökan (såsom i ditt CV och personliga brev).

De personuppgifter som behandlas samlas in direkt från dig själv eller via tredje part som du ansöker via såsom ett rekryteringsbolag.

Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse att administrera din rekryteringsprocess. Dina personuppgifter sparas under hela rekryteringsprocessen och gallras efter avslutad process såvida inget annat överenskoms med dig. Vi kan komma att spara dina uppgifter för framtida rekryteringar. Detta görs enbart efter inhämtat samtycke från dig och kan när som helst dras tillbaka.

För dig som besöker Mediaflows hemsida

När du besöker Mediaflows hemsida kan vi komma att samla in personuppgifter om dig genom så kallade cookies om du har samtyckt till det. För mer information, vänligen se vår Cookie Notice.

För dig som deltar på webbinarier eller events

Mediaflow kan komma att anordna webbinarier och events för intressenter, såsom potentiella kunder och användare med ändamålet att marknadsföra våra tjänster. De personuppgifter vi samlar in för detta är:

• För- och efternamn, företag/verksamhet, yrkesroll, telefonnummer och e-postadress.

Uppgifterna kan samlas in direkt från dig, från din arbetsgivare eller LinkedIn.

Den lagliga grunden för insamlandet är vårt berättigade intresse att bjuda in intressenter till våra webbinarier och eventen, administrera desamma, kommunicera med deltagarna innan och efter genomfört event.

Vi strävar efter att alltid enbart behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Inom ramen för våra tjänster för verksamheter, när Mediaflow agerar personuppgiftsbiträde, kommer personuppgifter hanteras och lagras inom EU/EES om inte annat överenskommits mellan Mediaflow och den kund (personuppgiftsansvarig) som du använder tjänsten för. I det avseendet hänvisar vi dig till din arbetsgivare eller organisation, på vars uppdrag du använder tjänsten, för att ta del av information om i vilken mån dina personuppgifter kan komma att hanteras utanför EU/EES.

I de eventuella situationer där Mediaflow behöver behandla dina personuppgifter utanför EU/EES i egenskap av personuppgiftsansvarig såsom om Mediaflow använder en
IT-leverantör som har underleverantörer utanför EU/EES kommer vi alltid att vidta alla legala, tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att din information ska hanteras på samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Inom Mediaflow

Eftersom Mediaflow har dotterbolag i Skandinavien är det viktigt för oss att vi ger dig bästa möjliga övergripande service och kundupplevelse. För att möjliggöra detta behöver vi ibland samarbeta kring hanteringen av dina personuppgifter och dela uppgifter mellan bolagen i Mediaflow-gruppen.

Utanför Mediaflow

Mediaflow kan också komma att dela dina personuppgifter med extern tredje part i följande sammanhang:

Mediaflows leverantörer och underleverantörer

Leverantörer eller underleverantörer som tillhandahåller tjänster och funktionaliteter åt Mediaflow kan vara involverade i behandlingen av dina personuppgifter för att kunna utföra våra åtaganden gentemot dig. Vi delar enbart din information när vi bedömer att det är säkert och i linje med integritetsskyddslagstiftningens krav. Vi följer legala, tekniska och organisatoriska krav för att din information ska hanteras säkert.

Myndigheter

Polismyndigheten och andra myndigheter kan begära tillgång till personuppgifter från Mediaflow. I dessa fall lämnar Mediaflow över informationen endast om vi är skyldiga enligt lag att tillhandahålla informationen. Exempel på när så kan ske är vid:

• En begäran om information med stöd av husrannsakan.
• En begäran från Integritetsskyddsmyndigheten att få granska hur Mediaflow hanterar dina personuppgifter i något avseende.

Mediaflow kan också komma att dela information om dig om vi bedömer att vi har berättigat intresse att göra det, exempelvis för att fastställa, göra gällande eller försvara våra rättsliga anspråk. Vi säkerställer att den behandling det innebär är nödvändig för att fullfölja det intresset, och att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina uppgifter behandlade för det syftet.

Mediaflow lagrar endast dina personuppgifter så länge som krävs för att utföra våra åtaganden mot dig och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider, särskilt vad gäller redovisningskrav. När vi behandlar dina personuppgifter med stöd av andra rättsliga grunder, såsom berättigat intresse, sparas informationen så länge den är nödvändig för att uppfylla de ovan beskrivna syftena med behandlingen.

I tjänstesystemet Mediaflow registreras och raderas personuppgifter av den personuppgiftsansvarige kunden enligt avtal mellan personuppgiftsansvarig och Mediaflow.

Integritetsskyddslagstiftningen ger dig vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot oss, nedan finner du en beskrivning av dessa rättigheter:

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära ut vilka personuppgifter vi behandlar om dig genom att kostnadsfritt begära en översikt (registerutdrag) om vår behandling om dina personuppgifter. För det fall vi mottar fler än en förfrågan om registerutdrag om dig per år kan vi ha rätt att ta ut en avgift för att hantera din begäran.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om vi har felaktig eller ofullständig information om dig.

Rätt till radering och begränsning

Du har rätt att i vissa fall begära radering av dina personuppgifter som vi behandlar, exempelvis om uppgifterna inte länge är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtal eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat.

Rätt till begränsning

Du har rätt att i vissa fall även begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Har du exempelvis bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att ta del av de personuppgifter vi behandlar om dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, i den mån det är tekniskt möjligt, och att dessa personuppgifter överförs till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ett avtal med dig eller ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter i den mån behandlingen stödjer sig på den rättsliga grunden berättigat intresse. Vi får dock fortsatt behandla dina uppgifter om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

Kontakt och klagomål

Vill du kontakta oss med frågor eller ta dina rättigheter i anspråk, vänligen använd e-post privacy@mediaflow.com.

Har du klagomål på Mediaflows behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se).

Om Mediaflow gör betydande ändringar i denna informationstext kommer vi att vidta rimliga åtgärder att meddela dig om det såsom att skicka e-post till dig och publicera notis på vår webbplats innan ändringarna träder i kraft.

Denna integritetsinformation revideras minst årligen och alla ändringar godkänns av Mediaflows dataskyddsteam. Senast uppdaterad: 2023-01-18.